Digitalisierung im Handwerk – Effizienzgewinne auch für kleine Betriebe

Die Papierdokumentation hat sich im Handwerk über Jahrzehnte bewährt und wird auch weiterhin rege genutzt. Das gaben 42 Prozent der Handwerksbetriebe mit weniger als 5 Mitarbeitern in einer gemeinsamen Studie der DATEV eG und der Zeitschrift handwerk magazin aus dem Jahr 2020 an. Bei größeren Betrieben sind es lediglich 10 Prozent, die noch auf Stift und Papier setzen. Dabei zeigt sich: Die Digitalisierung im Handwerk beginnt fast immer im Büro – da sich hier die schnellsten und nachhaltigsten Effizienzerfolge einstellen.

Warum sich das Handwerk in Zukunft digitaler entwickeln wird

CAD-Software, 3D-Druck, robotergestützte Produktion – diese Schlagworte aus der Industrie 4.0 hinterlassen auch im Handwerk Eindruck und häufig Skepsis. Doch gerade für kleine Betriebe sind solche kosten- und zeitintensiven Digitalisierungsprojekte kaum zu stemmen und nur selten rentabel. Dabei geht es bei den ersten Schritten der Digitalisierung im Handwerk nicht um große Prestigeprojekte, sondern um zuverlässige Wege, die eigenen Arbeitsprozesse zu optimieren.

Weitere Ziele für kleine und mittlere Betriebe sind:

• zeitsparende Verwaltung des Handwerksbetriebes mit digitalen Prozessen – von der Materialbestellung, über die Kundeninformation, bis zur Mitarbeitergewinnung
  
  
• Existenzsicherung mit passenden Softwarelösungen, um unter anderem die Effizienz zu steigern und Terminpläne besser einzuhalten

Häufig gibt es keine Mitarbeiter, die sich ausschließlich um die Büroarbeit kümmern. Die Aufgaben müssen neben den Vor-Ort-Terminen beim Kunden irgendwann zwischendurch erledigt werden. Und genau an diesem Punkt können digitale Lösungen ansetzen und langfristig unterstützen.

Digitale Technologien für das Handwerk – ein echter Gewinn

Viele Unternehmer sind unsicher: Wie können Softwarelösungen in Handwerksbetrieben unterstützen? Wird sich die Umstellung lohnen? Wie gestaltet sich das Datenschutzthema? Ziehen meine Mitarbeiter alle mit oder sind die Berührungsängste mit Software und Co. zu groß?

Das digitale Arbeiten wirft viele Fragen auf – besonders in Branchen, in denen die traditionelle Fertigung von Hand den Alltag bestimmt. Doch gerade darin liegen die Chancen eines zukunftsorientierten Betriebes:

Sie können digital Aufträge anlegen und damit sowohl Kosten als auch Bürozeit reduzieren – denn das nachträgliche Digitalisieren von Papiernotizen entfällt. Alle Prozesse im Unternehmen werden durchgängig und nachvollziehbar in der Software abgebildet, sodass Ihre Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Das mobile Arbeiten mit Smartphone, Tablet oder Laptop ist vor allem auf Baustellen ein echter Vorteil: Aufträge, Materialbestellungen und Bearbeitungsstände können direkt beim Kunden vor Ort angelegt und unterwegs gepflegt werden. So müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter nach der Arbeit nicht noch mal ins Büro fahren, sondern können die Tagesplanung flexibel gestalten.

Weitere Vorteile der Digitalisierung im Handwerk:

• Lagerung und Logistik lassen sich mit passender Software optimieren
• Personaleinsätze sind effizienter planbar – auch bei kurzfristigen Änderungen
• Auftragsdurchführung lässt sich mit digitalen Technologien (Foto, Scan, E-Mail, etc.) vereinfachen
• Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Buchhaltung sind in einem System verfügbar
• Kundenbindung lässt sich langfristig verbessern – beispielsweise mit Wartungserinnerungen und Newslettern

Modulbasierte Softwarelösungen bieten zudem den Vorteil, dass der Digitalisierungsgrad individuell auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt werden kann. So ist auch eine schrittweise Umstellung von Prozessen möglich – und die Akzeptanz aller Beteiligten steigt.